Fortsætter dialog efter praktikdag i Byggesag

Onsdag den 31. august 2022 var filialdirektør Flemming S. Andersen og kunderådgiver, Private Banking Brian Nielsen fra Sparekassen Sjælland-Fyn sammen med borgmester Karina Vincentz og centerchef Björn Emil Härtel Jensen, Erhverv, Plan og Byg, på praktikbesøg i Byg og Journal i Center for Miljø og Teknik i Odsherred Kommune.

Roser for at lukke døren op
Invitationen til praktikdagen var tidligere på året blevet fremsat af borgmesteren på et morgenmøde i Odsherred Erhvervsforum og afstedkom i første omgang, at Vækst- og Udviklingsudvalget i juni havde en dags praktik med medarbejderne i en af landets mest travle byggesagsafdelinger.

- Jeg synes, det er rigtig flot, at medarbejderne har lyst til at lukke dørene op og invitere inden for. Stor ros for dette mod og for at gribe chancen for at vise, hvordan de arbejder og hvad der sker i afdelingen, siger borgmester Karina Vincentz.

Filialdirektør Flemming S. Andersen, Sparekassen Sjælland-Fyn, Odsherred, har også lutter ros til overs for de dygtige og engagerede medarbejdere i Byg og Journal, som viste, hvordan man opretter en Byggesag og sagsgangen i den.

Overrasket over de mange regler og love
- Det var en god dag, og vi blev taget godt imod. Vi var nysgerrige på at se, hvordan den kommunale verden ser ud, og det, der nok overraskede mig mest, var at høre om de mange regler og love, medarbejderne skal forholde sig til i et byggesagsforløb, siger Flemming S. Andersen.

Brian Nielsen fandt det også meget interessant at se ned i ”maskinrummet” i en af kommunens afdelinger, men gjorde også en række iagttagelser om de arbejdsgange, processer og ikke mindst it-systemer, som anvendes.

Mange indtastninger og dokumenter
- Fx erfarede jeg, at når en byggesag oprettes, skal der også oprettes en BBR-meddelelse, og det var der så en af medarbejderne, der gjorde, hvorefter BBR-registrets medarbejdere genindtaster de samme oplysninger. Det forekom lidt som dobbeltarbejde, og spørgsmålet er, om man ikke kunne automatisere nogle af disse processer. Det forekommer også, at der bliver brugt meget tid på netop at taste oplysninger ind i Byg og Miljø-portalen. I et tilfælde iagttog jeg, at der var hele 107 dokumenter i en Byggesag, og at medarbejderen så må sidde og lede blandt alle dokumenterne ved behandling af byggetilladelsen i stedet for, at der er fortaget en sortering, hvis det var muligt. Det kunne også være, der var nogle af punkterne, som ikke er relevante, og som kunne springes over, siger kunderådgiver, Private Banking, Brian Nielsen og understreger, at medarbejderne gør en super indsats.

- Det er rigtig flot, at medarbejderne har lyst til at lukke dørene op og invitere inden for.

Positivt med tilgængelighed
- En anden ting, jeg var overrasket over, eller i alt fald ikke vidste på forhånd er, hvor tilgængelig, byggesagsafdelingen egentlig er for borgerne. I callcentret lige ved indgangen sidder faktisk medarbejdere og besvarer telefonopkald fra borgere og er i dialog med dem og kan også arrangere møder ansigt til ansigt, siger Flemming S. Andersen.

Efter praktikdagen har Sparekassen Sjælland-Fyn inviteret borgmester Karina Vincentz og en eller flere medarbejdere fra Byg og Journal på genvisit som en slags praktikdag i sparessens hovedsæde i Holbæk for at se og høre mere om sparekassens telefonsystem, automatisering og robotanvendelse ved bl.a. ved en række interne processer.

Dialog til gensidig gavn
- Vi ser da frem til at fortsætte den gode dialog, som vi mener kan være til gensidig gavn. Vi vil kunne bruge vores indsigt og viden om Byggesag til at vejlede vores kunder omkring et byggesagsforløb, og måske kommunen kan hente inspiration fra vores verden, siger Flemming S. Andersen.

Borgmester Karina Vincentz sætter stor pris på den åbenhed og dialog, sparekassen her udviser:

- Det er en rigtig stor værdi og glæde, jeg tror bestemt vi kan lære af hinanden – kommune og erhvervsliv, og at vi kan hente inspiration til, hvordan vi gør vores arbejde endnu bedre i forhold til borgerne, det kan handle om tilgængelighed, dialogen med borgerne og forventningsafstemning, om it-systemer og meget mere, siger borgmesteren, som skal i praktik i oktober.

Afdelingsleder Jørgen Rasmussen, Byg og Journal, ser også meget positivt på mulighederne for at udveksle erfaringer og få gensidig inspiration med erhvervslivet.